オンラインアシスタントにおすすめの外注先2選とそれぞれへの依頼方法

個人事業主や少数精鋭企業の場合、生産性のない仕事ばかりに追われて、本当にやりたいことがなかなかできずに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

  • 「会社代表が経理・給与計算などの事務作業を担当しており、経営管理・経営戦略策定に集中できない」
  • 「事務スタッフがおらず、技術者が不慣れな請求書作成を行っているため効率が悪い」
  • 「ルーチンワークのせいで、慢性的に社員が残業している」
  • 「求人応募者への対応が遅れがちで、応募辞退が多発」

上記のような悩みを抱えている個人・法人に人気なのが、「オンラインアシスタント」です。

オンラインアシスタントなら「経理」「人事」「営業事務」「WEBサイト更新」などの業務をまとめて一箇所に外注できます。

しかしいざオンラインアシスタントを利用しようと思うと、「どこに依頼したらいいのだろう」と迷ってしまいますよね。

結論から言いますと、オンラインアシスタントを外注する場合におすすめの外注先は2つです。

  • 外注費用を安くしたいなら「クラウドソーシングサービス」
  • 幅広い業務を外注したいなら「オンラインアシスタントサービス運営会社」

この記事では「オンラインアシスタントにおすすめの外注先」「依頼方法」「費用相場」「注意点」について解説します。

記事を読み終わるころには、オンラインアシスタントの「最適な外注先」を探すポイントがわかるはずです。

オンラインアシスタントにおすすめの外注先2選とそれぞれへの依頼方法

オンラインアシスタントにおすすめの外注先は、以下の2つです。

  • クラウドソーシングサービス
  • オンラインアシスタントサービス運営会社

この章ではオンラインアシスタントにおすすめの外注先について、特徴や依頼方法を紹介します。

ちなみに「人手が足りないなら、個人のツテを使って知り合いに手伝いを依頼すればいい」と考える方もいるでしょう。

ただ知り合いへの依頼の場合には、「仕事の質がイマイチでも断りにくい」といったデメリットがあります。

そのため仕事として「オンラインアシスタント」を行っている外注先に依頼するのがおすすめと言えます。

外注費用を安くしたいならクラウドソーシング

クラウドソーシングは、「仕事を依頼したいクライアント」と「仕事を受注したいワーカー(個人・法人)」をつなぐためのサービスです。

外注費用を安くしたいなら、クラウドソーシングの利用がおすすめ。

クラウドソーシングを通してフリーランスに外注依頼すれば、オンラインアシスタントサービス運営会社に依頼するよりも外注費用が安価になる可能性が高いからです。

フリーランスであれば、広告費や管理費などの諸経費が外注費用に上乗せされないためですね。

クラウドソーシングには、企業で秘書・事務職などとして経験を積んだあとに退職し、現在はフリーランスで事務作業を請け負っているワーカーが多数登録しています。

例えば「出産・育児」や「パートナーの転勤」といった事情で仕事を辞めた人が、家庭と両立しながら在宅で活躍しているのですね。

クラウドソーシングで依頼できるオンラインアシスタント業務には、以下のようなものがあります。

  • 経理(記帳代行、経費精算など)
  • 営業事務(契約書類作成、データ入力など)
  • 秘書(リサーチ、出張手配など)
  • 総務・人事(採用受付、勤怠管理など)
  • WEBサイト運用(ECサイト運用代行、WEBページ編集など)

クラウドソーシングではワーカーの「仕事実績」が確認できるので、依頼内容に適任なフリーランスを選べます。

「継続的な依頼」も「スポット的な依頼」も可能で、業務範囲もワーカーと相談して決められて、柔軟な外注依頼が可能。

つまりクラウドソーシングを通じてフリーランスにオンラインアシスタントを外注依頼するメリットは、以下のとおりです。

  • 外注費用が安く抑えやすい
  • スキル・実績を確認して、適任なフリーランスを選べる
  • 融通が利く

「安く柔軟に外注できる」のがクラウドソーシングのポイントですね。

ただクラウドソーシングには、以下のような注意点もあります。

  • フリーランスだと作業できる量が限られる
  • 幅広い業務には対応できない可能性あり
  • 気に入ったフリーランスがいても、同じ人に継続して発注できるとは限らない
  • 経験が浅いフリーランスもいる

まとめますと、クラウドソーシングでオンラインアシスタントを依頼する場合は、以下のようなケースでの利用がおすすめです。

  • 外注費用を安くしたい
  • 外注依頼したい仕事が少ない
  • 外注依頼したい業務の幅が狭い
  • フリーランスの実績・能力を見極める自信がある

クラウドソーシングでの依頼方法は「プロジェクト方式」

クラウドソーシングでオンラインアシスタントを外注する場合には、一般的に「プロジェクト方式」を使います。

プロジェクト方式では、まずクライアント側が依頼内容や予算を提示。

次にプロジェクトに応募してきたワーカーの中からお仕事をお願いしたい方を選びます。

プロジェクト方式が一般的な理由は、提案内容を比較検討したうえで、最適なワーカーに外注できるからです。

プロジェクト方式での依頼は、以下のように進みます。

  1. 【クライアント側】依頼内容(業務内容、予算など)を公開
  2. 【ワーカー側】依頼内容に対して「予算」「活かせるスキル」などを提案
  3. 【クライアント側】適任だと思われるワーカーの提案を採用し、外注依頼

「求める条件に合うワーカー」「業務内容に適したワーカー」から提案してもらうためのコツは、以下のとおりです。

  • 報酬を安くしすぎない(適正価格にする)
  • 「仕事内容」や「求める条件」を詳細かつ明確に記載する

依頼の書き方がわからない場合は、クラウドソーシングの中で他社が出している「オンラインアシスタントの依頼」を参考にしましょう。

なお報酬の支払い方法は「時間単価制(時給制)」にするケースが多いですが、作業内容が毎回同じであれば、固定報酬の提案も可能です。

またワーカーからの提案内容を比較検討する際には、スキル・実績はもちろん、「依頼内容をきちんと読み、理解したうえで提案しているか」もチェックしてください。

ワーカーの中には依頼内容をきちんと読まずに提案する人もいるからです。

依頼内容すらちゃんと読まない人は、仕事の指示やマニュアルもしっかり読まない可能性が高いと考えられます。

オンラインアシスタントを外注できるクラウドソーシングは多く存在します。

例えばクラウドソーシングの『Craudia(クラウディア)』には100万人以上が登録しているので、経験豊富なワーカーがプロジェクトに応募してくる可能性も高いです。

またCraudia上で「オンラインアシスタント」や「任せたい業務」の経験があるワーカーを検索し、直接依頼もできます。

【公式】https://www.craudia.com/

幅広い業務を外注したいならオンラインアシスタントサービス運営会社

幅広い業務を外注したいなら、オンラインアシスタントサービス運営会社(以下オンラインアシスタントサービス)がおすすめです。

さまざまな業務に対応できるスタッフが取り揃えられていることからです。

たとえば「経理が得意な人」「WEB運用が得意な人」など、得意分野が異なる多くのスタッフが在籍しています。

得意分野をもつスタッフがチームを組んで業務にあたるため、幅広く質の高い作業が可能です。

またスタッフ数が多ければ、もしチーム内のスタッフが途中で辞めてしまっても、他のスタッフが代わりに対応できます。

つまりオンラインアシスタントサービスに外注依頼するメリットは以下のとおりです。

  • 幅広い業務を一括で外注可能
  • 「仕事の質」や「業務の継続性」が担保される

ただし以下のようなデメリットがあります。

  • クラウドソーシングサービスに比べると費用が高め
  • 一般的には最低稼働時間(20時間/月など)や最低利用期間(3ヶ月以上など)が決まっている

まとめると、オンラインアシスタントサービスは以下のようなケースに向いています。

  • 幅広い業務を外注依頼したい
  • 外注したい業務量が多い
  • 業務を継続して外注したい

オンラインアシスタントサービスへの外注依頼方法は「WEBから申し込み」

オンラインアシスタントサービスへの外注依頼方法は、「WEBからの申し込み」が一般的です。

公式サイトに申し込みフォームを設置している会社が多いからですね。

オンラインアシスタントサービスへの発注までは、以下のように進みます。

  1. 【クライアント側】会社サイト上でフォーム送信
  2. 【クライアント側・会社側】業務内容のヒアリング、料金についての説明
  3. 【クライアント側】料金やサービス内容に納得すれば発注

ヒアリングは電話・メールで済むこともあれば、対面やオンライン会議形式で行う場合もあります。

また発注前に「無料トライアル」が利用できるオンラインアシスタントサービス運営会社もあります。

オンラインアシスタントの質を把握するためにも、無料トライアル期間があればぜひ利用しましょう。

参考として、無料トライアル期間があるオンラインアシスタントサービスをいくつか紹介します。

  • BizWorkers (5時間分無料)
  • i-STAFF(3時間分無料)
  • source(3時間分無料)
  • フジコさん(2時間分無料)

オンラインアシスタントを外注依頼する時の費用相場はどれくらい?

オンラインアシスタントを外注依頼する際の費用相場を紹介します。

オンラインアシスタントの費用相場は「2,000~4,000円/時間」

オンラインアシスタントの外注では、「1ヶ月で実働30時間」「1ヶ月で実働80時間」など、月あたりの実働時間を決めて契約するのが一般的です(時間単位の従量課金制)。

そのため1ヶ月あたりの料金を実働時間で割ると、1時間あたりの費用相場が出ますね。

計算してみると、オンラインアシスタントの費用相場は「2,000~4,000円/時間」となります。

相場金額に幅があるのは、外注先により料金設定に差があるからです。

参考として、いくつかのオンラインアシスタントサービスの料金を紹介します。

料金は2022年2月時点のもので、全て税込みです。

外注先 実働時間30時間/月の場合
フジ子さん 75,900円/月(2,530円/時間)
※1ヶ月契約の場合
Remobaアシスタント 105,600円/月(3,520円/時間)
※6ヶ月契約の場合
CASTER BIZ 120,000円/月(4,000円/時間)
※6ヶ月契約の場合

クラウドソーシングの時間単位制だと、1,000~2,000円/時間での依頼も可能です。

また以下のような場合は契約金額がディスカウントされる外注先も多くなっています。

  • 長期契約する場合(3ヶ月以上、6ヶ月以上など)
  • 実働時間が長いプランを契約する場合

なおオンラインアシスタントサービス「Genny」ですと、1ヶ月あたりの実働時間やタスク量に制限がありません(固定料金制)。

依頼したい業務量が多い場合、固定料金制を採用している外注先だと1時間あたりの費用が安くなりやすいです。

オンラインアシスタントを外注依頼する際に抑えておきたい4つのコツ

オンラインアシスタントを外注する前にチェックしておきたいコツを4つ紹介します。

業務ボリュームと利用期間を見積もる

まずはオンラインアシスタントに依頼したい「業務のボリューム」と「利用期間」を自社内で見積もりましょう。

依頼したい仕事内容と予算とマッチしたプランで契約するためです。

たいていのオンラインアシスタントサービス運営会社では、「1ヶ月の最低実働時間」や「最低契約期間」が決まっています。

例えば以下のような条件があります。

  • 実働30時間以上から契約可能
  • 3ヶ月以上から契約可能

「月10時間分の業務ボリュームしかないのに、月30時間のプランを契約した」という場合、20時間分は「料金を払い損」の状態になってしまいますね。

契約期間についても同様です。

「新しいスタッフが採用できるまでの1ヶ月だけ外注したいのに、最低契約期間が3ヶ月」となると、2ヶ月分の料金が無駄になります。

上記理由から業務内容と業務に必要な期間を明確にし、適切な実働時間・契約期間で利用できる外注先を選んでいきましょう。

参考として、比較的短い実働時間・契約期間から外注依頼できるオンラインアシスタントサービスをいくつか紹介します。

外注先 最低実働時間 最低契約期間 最低月額料金(税込み)
Radice 12時間~ 1ヶ月~ 38,500円
BizWorkers 15時間~ 1ヶ月~ 44,550円
フジ子さん 20時間~ 1ヶ月~ 51,700円

なおクラウドソーシングの時間単位制では、「1週間単位」で契約を更新するのが一般的です。

外注先の対応範囲・得意分野をチェックする

外注先の「対応範囲」や「得意分野」もチェックしましょう。

例えば「データ入力」「資料作成」などの一般事務であれば、対応できる外注先は豊富にあります。

しかし「WEBデザイン・コーディング」「ECサイト運営」「翻訳・通訳」など、専門スキルが必要な業務については、対応できる外注先がある程度絞られます。

また「経理特化型のオンラインアシスタントサービス」など、特定の業界・業務に特化している外注先も。

外注依頼したい業務内容に特化している外注先であれば、高い専門性が期待できます。

主なオンラインアシスタントサービスの対応範囲は以下のとおりです。

外注先 担当できる業務
CASTER BIZ 秘書、経理、人事、営業事務、WEBサイト運用、翻訳、その他(マルチ型)
i-STAFF 秘書、経理、人事、営業事務、WEBサイト運用(マルチ型)
タスカル 秘書、経理、人事、WEBサイト運用(マルチ型)
メリービズ 経理のみ(特化型)
i-Staff Accounting 経理のみ(特化型)

特定の業務だけを依頼したい場合には「特化型」、複数の業務を依頼したい場合は「マルチ型」が適しています。

また外注先によっては「士業など、特定業界からの依頼に強い」というケースも。

外注先の実績を見て「同業他社との取引実績があるか」をチェックしてみるのもいいでしょう。

業務マニュアルが必要かをチェック

外注にあたって「業務マニュアル」が必要かどうかもチェックしてください。

「マニュアルがないと仕事ができません」という外注先も少なくないからですね。

作業ミスや認識の相違を防ぐためにも、業務マニュアルは重要です。

しかし「前任者が急に退職した」「会社として初めて取り組む業務である」などの理由で、マニュアルが用意できない場合もあるでしょう。

その場合は、マニュアルがなくても依頼できる外注先を選んでください。

「タスカル」などですと、マニュアルがない業務でも外注依頼できます。

秘密保持契約を結ぶ

オンラインアシスタントを依頼する場合には、機密情報が漏洩しないように秘密保持契約を結びましょう。

オンラインアシスタントに仕事を依頼する際は、当然のことながら社内情報や顧客データが外部に渡ります。

「印刷した文書は、必要がなくなったら確実に廃棄する」「パスワード管理を徹底している」など、外注先のセキュリティ対策もチェックしておくとより安全です。

オンラインアシスタントを外注依頼するメリット

オンラインアシスタントを外注依頼した場合の主なメリットを紹介します。

直接雇用よりコストが少ない

オンラインアシスタントを利用すると、スタッフを直接雇用するよりもコストが少なくなります。

オンラインアシスタントなら、外注費のみで依頼できるからですね。

一方直接雇用だと、スタッフの「給与」「社会保険料」「福利厚生費」のほか、「求人広告費」「研修費」などもかかります。

職場によっては、新人スタッフ用の制服やデスクを新たに準備する必要もあるでしょう。

オンラインアシスタントなら、備品の提供なども不要です。

社員はコア業務に集中できる

オンラインアシスタントを活用すれば、社員は生産性の高いコア業務に集中できます。

雑務やルーティンワークをオンラインアシスタントに任せれば、本来業務に取り組むための時間が作れるからですね。

たとえば、誰がやっても変わらない書類作成業務から解放され、新たな仕事の取り組みに専念できたりします。

採用活動や研修にかかる時間・労力も節約できるので、採用・教育を担っていた社員の負担も軽減されます。

経験豊富なスタッフに任せられる

オンラインアシスタントを外注すれば、経験豊富なスタッフに業務を任せられます。

オンラインアシスタントとして活躍しているのは、「実際に社会人として勤務したあと、家庭の事情などで会社を離れた人」が多いからです。

パソコンスキルやビジネスマナーは身についていますので、安心して任せられます。

またオンラインアシスタントサービスによっては、スタッフの採用基準をかなり厳しく設定しているところも。

「スタッフの質に自信あり」「専門スキルあり」というサービスを選べば、高い能力をもつオンラインアシスタントに担当してもらえる可能性が高まります。

退職・休職による影響がない

直接雇用の場合、誰かが辞めたり休んだりしてしまうと「抜けた人の穴を埋めるために、新しいスタッフを採用する」「別のスタッフに兼務をお願いする」といった対応が必要です。

新しいスタッフが業務に慣れるまでは、フォローが必要だったり仕事のスピードが落ちたりすることもあるでしょう。

一方オンラインアシスタントだと、退職・休職による影響がほぼありません。

仮に担当者が退職しても、オンラインアシスタントのチーム内で引き継いでくれるからです。

そのため担当者が変わっても、業務の継続性は維持されます。

ただ個人でオンラインアシスタントとして活動している人の場合には、「体調不良」「家庭の事情」といった理由で仕事が継続できなくなる可能性もあるので注意しましょう。

オンラインアシスタントを外注依頼するデメリット

オンラインアシスタントを外注依頼する場合のデメリットについても紹介します。

満足できるクオリティに達しない可能性

オンラインアシスタントの仕事が、満足できるクオリティに達しない可能性があります。

専門のサービスを通したとしても、多少スキルや能力にバラつきは出てしまいます。

機械が仕事するわけではないので、個人差がでるのは仕方がありません。

ただできるだけ期待通りの仕事をしてもらうために、以下のような対策をしておきましょう。

・無料トライアルで仕事のクオリティをチェックする
・わかりやすいマニュアルをつくる

基本的にオフライン業務はできない

日常業務の中には「オフライン業務」と呼ばれる仕事があります。

例えば以下のような仕事です。

  • 書類のファイリング
  • 資料への転記
  • 契約書への捺印
  • シュレッダー処理
  • 書類の郵送
  • 銀行の窓口納付
  • 公的機関での書類取得

ざっくり言うと、「手元に紙が必要な仕事」「パソコンではできない仕事」と思っていただければいいでしょう。

オンラインアシスタントには、基本的に上記のようなオフライン業務は依頼できません。

基本的にはパソコンで完結できる仕事しかしないからですね。

ただ以下のオンラインアシスタントサービスでは、一部のオフライン業務に対応可能です。

  • フジ子さん
  • CASTER BIZ
  • noncore
  • i-STAFF
  • SUPPORT+iA

オフライン業務を外注する可能性があるなら、「オフライン業務対応が可能か」「具体的に何ができるか」を確認しておきましょう。

コミュニケーションが取りづらい

アシスタントとのコミュニケーションが取りづらいのもデメリットです。

オンラインアシスタントとは基本的に「チャット」や「ビデオ通話」などを通じてのやり取りとなるからです。

オフィスワークのような対面でのコミュニケーションとは異なるため、オンラインでの指示や相談に慣れていない人は、戸惑うかもしれません。

特にオンラインアシスタント導入直後は、細かなやり取りが多くなる可能性は高いと考えておきましょう。

マニュアルが用意してあっても、実践する中で細かい改善点が多々出るからですね。

当然ですが、細かい改善ポイントが出るたびに、コミュニケーションを必要とします。

そのため「対面であればニュアンスを伝えやすいのに」と、もどかしく感じるかもしれませんが、慣れてくれば問題なくコミュニケーションがとれるようになります。

なおオンラインアシスタントとの連絡には、電話のほか「Slack」「Chatwork」などのビジネスチャットツールを利用するのが一般的です。

そのため必要なツールを用意し、操作方法に慣れておく必要があります。

緊急時の対応ができない可能性もある

オンラインアシスタントでは、緊急時の対応ができない可能性もあります。

オンラインアシスタントは基本的に在宅で仕事しており、常時PCの前にいるわけではないからです。

また「夜間の時間帯は稼働できない」と決まっているオンラインアシスタントサービスもあります。

契約前に「緊急対応してほしい場合の対応」「夜間の対応は可能か」などを確認しておくのがいいでしょう。

まとめ

オンラインアシスタントにおすすめの外注先と、外注依頼する際のコツについてお伝えしました。

外注したい業務のボリュームが少なく、できるだけ安価に依頼したいのなら、クラウドソーシングの利用がおすすめです。

クラウドソーシングでフリーランスに外注依頼すれば、オンラインアシスタントサービスよりも費用が安くなるからですね。

一方「複数の業務を一括で任せたい」「ボリュームの大きな業務を継続的に依頼したい」という場合には、オンラインアシスタントサービスがおすすめです。

外注先を選ぶときには、「業務ボリュームと外注したい期間に合うプランがあるか」や「対応できる業務の種類」を比較しましょう。

また機密情報を漏洩させないための対策も必要となります。

この記事がオンラインアシスタントの外注依頼先選びに悩んでいる方の参考になれば幸いです。

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