2020年6月現在、コロナウィルスの感染リスクを減らす目的で多くの企業が在宅勤務を推奨するようになり、リモートワークを経験した人も多いことでしょう。
リモートワークをするためには、自宅でもオフィスと同じようにコミュニケーションをすることや、会議を開催すること、そして勤怠の管理等もできないといけないですよね。
今回はこれからリモートワークを取り入れようとしていたり、よりスムーズに行いたい人のために、リモートワークにオススメの便利ツールをシーン別にご紹介していきます。
この記事を読み終えるころには、「リモートワークで使ってみたいツール」がイメージできていることでしょう。
リモートワークにオススメのコミュニケーションツール
リモートワークにはコミュニケーションツールの活用は1つのポイントです。
オフィス勤務時と違い、チームのメンバーや上司と気軽に話しかけたり、直接会っての会話ができないからですね。
メールを活用する方法もありますが、メールで書くほどでもない内容や確認事項は、チャット形式で行う方がよりスムーズにリモートワークを進められますよ。
この章ではリモートワークにオススメのコミュニケーションツールを3つご紹介します。
- Skype
- LINE WORKS
- Cisco Jabber
ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
1.「Skype」老舗ならではの安心感
「Skype（スカイプ）」はもっとも古くから使用されている老舗のリモートワークツールなため安心感があります。
国内だけでなく世界中でも使用ユーザーが多いツールなうえ、マイクロソフト社運営なことからセキュリティ面でも安心感があります。
Webカメラを搭載しているパソコンやスマートフォンでSkypeを使用すれば、ビデオ通話も可能です。
ビデオ通話は最大10人まで可能なので、少人数でのミーティングにもオススメですね。
注意点としては、Skypeを使用していない人とコミュニケーションをする場合は有料プランに加入する必要があることです。
例えば、固定電話や携帯電話に架電する時は有料プランへの加入が必要ですね。
無料のメッセージアプリとしての使用もオススメですよ。
2.「LINE WORKS」誰でも最初から抵抗感なく使える
「LINE WORKS（ラインワークス）」は「LINE」が提供するビジネス用チャットツールです。
「LINE WORKS」はLINEと全く同じように使えるため、誰でも最初から抵抗感なく使えるオススメのコミュニケーションツールです。
年齢性別関係なく、は無料チャットアプリとして使用しているLINEユーザーは多く、はじめから抵抗感なく使えます。
さらに、LINEと同じようにグループチャットやスタンプを使用できるのもポイントでしょう。
LINEの「既読機能」もついていますので、コミュニケーションをスムーズに行えますね。
なお。LINE WORKSの「既読機能」は通常のLINEアプリのグループラインと違い「誰が既読して、誰が既読していないか」わかる仕様となっています。
LINEとその他の違いとしては、スケジュール管理やアンケート機能がついていること、またLINEのユーザーとつながれる点です。
2020年6月現在、月額300円なので気軽に使えますね。
これから初めてチャットツールを入れることに悩んでいるのであれば、LINE WORKSはオススメですよ。
3.「Cisco Jabber」様々な国とコミュニケーションできる
「Cisco Jabber（シスコジャバー）」は外資系企業など、様々な国とコミュニケーションする場合にオススメです。
世界中で使用可能で、チャットや電話できるからですね。
導入コストはかかりますが、jabberが会社で使えるようになると検索ボックスに名前の一部を入れるだけで、世界中のオフィスにいるユーザーを見つけられますよ。
ボタン1つで通話が可能な点も便利ですね。
また、ユーザーのステータスも「オンライン」「退席中」「通話中」とわかりやすく表示されるので、相手の都合が良い時にチャットや通話ができることも魅力的でしょう。
スマートフォンにダウンロードすることで、仕事での移動中でもチャット機能を使用できますよ。
グローバルに展開している企業にはCisco Jabberがオススメです。
リモートワークにオススメの勤怠・時間管理ツール
リモートワークをする際は従業員の勤怠管理が難しいと感じている人も多いことでしょう。
オフィス通勤していれば、タイムカードで管理できるし、「誰が何時ごろ来た」ことも把握できますよね。
リモートワークに勤怠・時間管理ツールを使用することでスムーズに管理できるようになりますよ。
この章では、リモートワークにオススメの勤怠・時間管理ツールを3つご紹介します。
- ジョブカン
- マネーフォワードクラウド勤怠
- jinjer勤怠
ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
1.「ジョブカン」打刻オプションが多い
「ジョブカン」は打刻のオプションが多いためオススメです。
打刻のオプションが多いことで、オフィスに出社してタイムカードを押す必要がなく、リモートワークや出張先などでも打刻ができるからですね。
打刻方法として「交通系ICカードでの打刻」「LINEを利用しての打刻」そして「パソコンやタブレット端末を利用しての打刻」などが取り揃っています。
また、最低利用料が2020年6月現在、月額2000円という料金の安さも魅力です。
ジョブカンはリモートワークだけでなく、さまざまな働き方を推奨している会社にオススメの勤怠管理ツールですよ。
2.「マネーフォワードクラウド勤怠」アラート機能が豊富
「マネーフォワードクラウド勤怠」はアラート機能が豊富な面でオススメです。
「出退勤のどちらかが不足している」「休日に打刻されている」「1日に複数回打刻されている」などの不備を自動的に知らせてくれますよ。
また、場所を選ばす勤怠管理ができることも魅力的でしょう。
クラウドシステム使用しているため、複数の人がオンライン上でリアルタイム共有できるからですね。
さらに今後は他の会社の給与計算ツールとの連携、早番・遅番などの複雑なシフト形態に対応していくので、今後もっとも期待できる勤怠管理ツールと言えますね。
会社規模によって料金は変わりますが、最低金額は月額2980円から利用できますよ。（※2020年6月現在）
3. 「jinjer勤怠」初めて勤怠管理を導入するならオススメ
「jinjer（ジンジャー）勤怠」は初めて勤怠管理システムの導入を考えている企業にオススメです。
初心者でも操作が簡単なうえ、月額300円～という低コストからスタートできるためです。（※2020年6月現在）
さらにjinjer勤怠は英語だけではなく、「タイ語」「ベトナム語」「インドネシア語」等にも対応しているので、対象地域に事業所を持つ企業にもオススメと言えますね。
追加料金で「給与計算」「人事管理」「経費精算」のツールをつけられるので、これから勤怠以外もリモートワークのツールに切り替えたいという会社にはオススメですよ。
リモートワークにオススメのWEB会議ツール
「オフィスに行かないと会議や商談ができない」と思っている方もいるでしょう。
リモートワークでWEB会議や商談のできるツールがあります。
この章ではリモートワークにオススメのWEB会議ツールを3つご紹介します。
- Zoom
- Microsoft teams
- Lite Fresh Voice
ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
1.「Zoom」リモートでのWEB会議にオススメ
リモートワークの普及する中、「Zoom」の名前を聞いたことがある人も多いことでしょう。
「Zoom（ズーム）」はWEB会議をするのにオススメのツールです。
参加者全員の顔を同時に観ながら会話できるからため、大人数でのコミュニケーションが取りやすいです。
さらに企業アカウント（月額19．99ドル）にすることで、100人同時にweb会議へ参加できます。
そのため会議だけでなく、大人数が参加するWEBセミナーで利用されるケースも少なくありません。
さらに、参加者がやることはアプリのダウンロードのみで、会議の予定時間に指定のURLに接続するだけで参加できるのもオススメとなります。
社内の会議だけではなく、お客様との商談や採用の面接にもZoomが使われていますよ。
例えば、こちらのページをチェックすると、外壁塗装業者の相談や商談の際でも使われていることがわかります。
2020年6月現在、主催者は月額2000円程度でアカウントを取得できます。
多くの人と会議がしたい人や、外部の人が簡単にミーティングへ参加できるようにしたい人にはZoomはオススメですよ。
2.「Microsoft teams」office365を使っているなら
「Microsoft teams（マイクロソフトチームズ）」はoffice365の導入を検討している企業にはオススメのツールです
なぜなら、Microsoft teamsはoffice365をすでに導入していれば無料利用できます。
さらに主催者も参加者もボタン一つで簡単に会議に参加できるからですね。
例えば、カレンダーから会議の日程の予約をして参加者を追加するだけで、当日は参加ボタン1つで会議に参加できますよ。
外部のゲストも招待することが可能なので商談や採用面接にもオススメですね。
チャット機能も搭載されているので、リモートワークにはぴったりと言えるでしょう。
Microsoft teams officeソフトを使用している企業も多いことから、他のチャットツールよりも社内導入しやすい面でもオススメですね。
3.「Lite Fresh Voice」テレワーク初心者にオススメ
「Lite Fresh Voice（ライトフレッシュボイス）」はテレワーク初心者にオススメと言えるでしょう。
なぜなら、アプリのインストールが不要だからですね。
テレワークでWEB会議を初めてする人の中には、アプリのインストールがうまくいかなくて会議に参加できない人もいますよね。
Lite Fresh Voiceは録音・録画の機能があるので議事録の手間も省けますよ。
地図機能も搭載しているので参加者がどこにいるのかを確認できるのオススメです。
無料トライアルもあるので、気になる方はまずは無料で試してみましょう。
リモートワークにオススメのファイル共有・管理ツール
リモーワークでは、ファイルを共有してチームの人それぞれがファイルを編集できると仕事がスムーズに進みます。
この章ではリモートワークにオススメのファイル共有・管理ツールを3つご紹介します。
- Google Drive
- One Drive
- Dropbox
ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
1.「Google Drive」Googleアカウントがあればすぐ利用できる
「Google Drive（グーグルドライブ）」はGoogleアカウントを持っていれば誰でもすぐ利用できるためオススメのツールです。
なぜなら、新たに専用ソフトをインストールしてもらう手間が必要ないためです。
15GBまでなら無料で使えますが、それ以上の容量を利用する場合は有料プランへ加入する必要があります。
グループウェアとして「G Suite（ジースイート）」の導入企業も多いため、利用している人も多いでしょう。
また、Googleドライブ内で使用するGoogleドキュメントやスプレッドシートはワードやエクセルと違い、自動保存機能がついているのも魅力です。
エクセルやワード、テキストエディタ（メモ帳）をいじっている際にフリーズしてデータが消えた、保存し忘れたといったミスすることもありません。
ただ、「自動保存されても困る」と思う人もいるでしょう。
結論から言うと過去のデータすべてバックアップされているので大丈夫です。
過去の保存データをいつでもさかのぼって観られるので気に入らない場合はいつでも修正可能です。
また、アプリとも連携しているので、会社のスマホからファイルをアップロードできますよ。
他のメンバーと同時にファイルの編集ができるので、リモートワークで離れていても一緒に同じ資料を作れますね。
ファイルの閲覧・編集の権限も自由に設定できて、同じチーム内でも「共有する人」「共有しない人」をGoogleアカウントごとに振り分けられるのも魅力ですね。
2.「One Drive」Microsoftのアカウントがあればすぐ利用できる
「One Drive（ワンドライブ）」はMicrosoftのアカウントのアカウントを持っている人にオススメの共有・管理ツールです。
なぜなら、Microsoftのアカウントがあれば誰でも使えるからですね。
さらに、Windows8.1やWindows10には最初からインストールされているので、簡単に使えるのもポイントでしょう。
One DriveはMicrosoftのものなので、WordやEXCELそしてPower Pointの文章を保存する際に「One Drive」を指定することで簡単に保存できますよ。
普段Microsoftのアプリをよく使う人にオススメのツールと言えるでしょう。
3.「Dropbox」シンプルで使い勝手が良くてオススメ
「Dropbox（ドロップボックス）」は共有・管理だけに特化したシンプルで使い勝手の良いリモートワークツールです。
「パソコンを使っている人であれば説明不要」と言えるぐらいシンプルな作りだからです。
一度インストールすれば必要なファイルをフォルダにドラッグするだけで保存できます。
毎回ログインをする必要がないこともオススメなポイントと言えるでしょう。
さらにDropboxは一度削除してしまったファイルや上書きしてしまったファイルの復元もできますよ。
誤って削除してしまった時や、やっぱり前の資料がいいと言われた時などは助かります。
なお、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドを使っている人にもオススメです。
なぜなら2019年5月からGoogleファイルと連携できるようになったからですね。
※参考⇒ Dropbox、Googleファイルとの連携機能を提供開始
2GBまでは無料で利用、それ以上になると通常は有料版へ加入する必要あるのですが、裏技を使うことで容量を10倍以上まで増やせます。
※参考⇒ Dropbox の容量と容量を 10 倍以上に増やすとっておきの裏技10選
リモートワークにオススメのタスク・プロジェクト管理ツール
リモートワークで「タスク」や「プロジェクト」の管理は大事です。
チームの人数が多くなると「誰がどのプロジェクトをどこまで進めているか」の進捗確認が必要になるからですね。
オフィスにいればそばにいるメンバーにすぐ声をかけられますが、リモートワークだとスタッフが近くに居ないため、タスクやプロジェクトをリモートでも管理をするツールが必要です。
この章ではリモートワークにオススメのタスク・プロジェクト管理ツールを3つご紹介します。
- Group Task
- Trello
- チャットワーク
ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
1.「Group Task」機能がシンプルで使いやすい
「Group Task（グループタスク）」は機能がシンプルで使いやすいのでオススメのタスク・プロジェクト管理ツールです。
なぜなら、必要最小限の機能しかつけていないからですね。
タスクを依頼された側は期日順にタスクが並んで表示されるため、優先順位の付け方が一目でわかります。
無料プランがあるので、まずはタスク管理ツールがどんなものかを試してみたい人にもオススメですよ。
2.「Trello」ドラッグアンドドロップだけでタスク移動
「Trello（トレロ）」はドラッグアンドドロップだけでタスクの進捗を移動できるのでオススメです。
なぜなら、タスクがカード形式になっていて、そのカードを前後左右と自由に移動できます。
さらに、アイデアを出すための会議をリモートで行う場合もオススメです。
なぜなら、付箋を使ったアイデア出し会議やプレインストーミングを導入している企業も多いですが、Trelloのカードを付箋代わりに使えるためですね。
※参考⇒ アイデアが湧き出る!?ブレインストーミングが捗る文房具10選
スタッフと新たなアイデアをまとめたりする際のみTrelloを活用している企業も少なくありません。
3.「ChatWork」
「ChatWork（チャットワーク）」はチャット機能と連動してタスクやプロジェクト管理がしやすいのでオススメのツールです。
なぜなら、自分のタスクが終了した時にチャット機能を通じて相手に通知がいきます。
進捗報告もチャットで自動的に通知されるのは便利ですよね。
さらに大手や有名企業はじめ、利用企業が多いのも魅力のひとつです。
なぜなら、ビジネスチャットは相手がアカウントを持っていないと、新規アカウント開設してもらう必要があるからです。
利用企業が多いツールほど、新たにアカウントを用意する必要なく、コンタクト追加だけですぐやり取り可能となります。
チャットワークは26．9万社（2020年5月時点）が利用しているため、外部とのやり取りがやりやすいビジネスチャットと言えますね。
チャットワークも無料プランがありますので、まずは無料で試してみるのをオススメします。
リモートワークにオススメの電子契約サービス
リモートワークを推奨してもオフィスに出社しなければいけない原因の1つが紙の契約書処理や押印ですね。
この章ではリモートワークでも契約書処理ができるツールを2つご紹介します。
- GMO電子印鑑Agree
- CLOUDSIGN
ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
1.「GMO電子印鑑Agree」弁護士監修でオススメ
「GMO電子印鑑Agree（アグリー）」は弁護士監修でオススメの電子契約サービスです。
なぜなら、弁護士監修していることからリモート契約であっても、法的効力ある要作成されているからですね。
初めて電子契約サービスを使う人でも安心して使えるでしょう。
GMOは新型コロナウイルスが話題になりはじめて間もない2020年1月から、社内全体をリモートワークしたことでも注目されました。
社内4,000人以上がリモートワークとして働いている経験値もサービスに活かされていると考えらます。
契約を電子化することでリモートワークに役立つだけでなく、コスト削減も期待できますね。
2020年6月現在、月額料金は10,000円からになりますが、無料お試しプランもあるのでこれから電子契約サービスを導入したい人にはオススメですよ。
2.「CLOUDSIGN」弁護士ドットコム運営で安心
「CLOUDSIGN（クラウドサイン）」は弁護士ドットコム運営でオススメの電子契約サービスです。
弁護士ドットコムは弁護士が法律相談に乗ってくれるサービスを行っており、登録している弁護士は17,000人以上にもなります。
上場企業の弁護士ドットコムがサービス化していることから、法律面は当然としてセキュリティ面などでも安心と言えるでしょう。
さらに、契約を結ぶ相手がクラウドサインを導入していなくても利用できるのもオススメな点と言えます。
アルバイト契約や海外企業との契約時にも使えます。
こちらも2020年6月現在、月額10,000円からですが、お試しの無料プランがありますのでこれから電子契約サービスを始めたい人にオススメのツールですよ。
まとめ
リモートワークでは家でいかにオフィスにいる時と同じ状況で仕事をできるようにするか、が大事ですね。
そのためには、仕事のシチュエーションに応じてリモートワークのツールを取り入れているのはオススメです。
会社の規模によってどの会社のどのプランにするかを考えるのもポイントですね。
無料プランを設定しているツールもあるので、導入前にまずは試してみるのもオススメでしょう。
