chatwork

オフィスに出勤することなく離れた場所で業務を行うリモートワークには、コミュニケーションや情報共有などをスムーズかつ確実に行うツールが必須です。

リモートワークをより行いやすくなる、様々な便利ツールからオススメのものを目的別に紹介しますね。

リモートワークにオススメのコミュニケーションツール

リモートワークは離れた場所でそれぞれが勤務する形態であるため、スムーズなコミュニケーションをとれるツールが必要です。

なか、ビジネスチャットならメールや電話に比べてよりスピーディに簡潔なコミュニケーションがとれるので、この章ではオススメのビジネスチャットを紹介していきますね。

社外のメンバーと連絡をスムーズにとりたいならChatwork

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社外のメンバーと連絡をスムーズにとりたいなら、Chatworkがオススメです。

Chatworkなら、それぞれ個人でアカウントを取得することになるので、社内外関係なくグループチャットに招待できます。

例えば、社外のメンバーに委託する仕事がある場合などもこれ一つで

  • コミュニケーション
  • タスク管理
  • ファイル共有

が行えるので便利ですね。

さらに日本生まれのビジネスチャットらしくサポート体制も整っており、ビジネスチャット初心者にとって親しみやすく使いやすいコミュニケーションツールなのもオススメのポイントです。

重要なメッセージを見逃さないSlack

Slack
Slack

やり取りそのものが多いのなら、重要なメッセージを見逃さないSlackがオススメです。

ビジネスチャットはスピード感がウリですが、その速さゆえ重要なメッセージやファイルが埋もれてしまうこともあります。

しかし、Slackならプロジェクトごとにチャンネル(チャットルーム)を設定することができ、一つ一つのやり取りが埋もれにくいので、重要なメッセージを見逃さずにすみます。

さらに、過去のメッセージやファイルの検索が簡単にでき、画像ファイルはサムネイルで表示されるので、以前のやり取りやファイルの確認もストレスなく行えるのが嬉しいですね。

そして、あとでしっかり目を通そうと思ったらファイルに「お気に入り」のチェックを入れておくことも可能です。

これらのSlackの機能を使えば、重要なメッセージや共有ファイルを見逃した、見つからないなどのトラブルが格段に減ること間違いなしでオススメです。

リモートワークにオススメの勤退・時間管理ツール

リモートワークにおいて、勤退・時間の管理は仕事の効率化を図れるだけではなく、メンバーの健康管理にも直結する大切な要素です。

この章では、働くメンバーのためにもなる勤退・時間管理に役立つオススメツールを紹介しますね。

正確に把握して可視化したいならF-Chair+

F-Chair+
F-Chair+

勤退を正確に把握して可視化したいならF-Chairがオススメです。

F-Chairなら、専用のデスクトップバーをクリックするだけで着退席記録できるので、他のアプリやソフトを起動させる手間がなくリモートワークにありがちな細切れの時間を正確に合算してくれます。

さらに、日別・月別の作業時間集計がタイムバー形式で表示され、残業時間の強調表示も行われるので、メンバーの勤務時間の偏りや推移を直感的に捉えることができますね。

このように、勤退時間を正確に把握して可視化すれば、それぞれのメンバーの状況や負担を踏まえて仕事量のバランスを考えつつ効率化を図ることができます。

必要な機能や打刻方法を組み合わせて使えるジョブカン

jobcan
jobcan

必要な機能や打刻方法だけを組み合わせて使いたいなら、ジョブカンがオススメです。

ジョブカンでは、4つの機能、

  • 出勤管理
  • シフト管理
  • 休暇・申請管理
  • 工数管理

を自由に組み合わせて利用することができ、機能の利用数ごとに料金が変化するシステムなので、シンプルかつ低コストで勤退・時間管理を行うことができます。

さらに、勤退管理における打刻方法も多彩なので、

  • ICカード打刻
  • 指静脈打刻
  • Pit TouchPro打刻
  • モバイルGPS打刻
  • LINE打刻・Slack打刻
  • PC・タブレット打刻

から、予算や職場環境を踏まえて必要なものを選ぶことができますね。

使用する機能だけを様々な打刻方法と自由に組み合わせてシンプルに勤退・時間管理を行えるツールをお探しならジョブカンがオススメです。

リモートワークにオススメのWEB会議ツール

リモートワークでも、インターネットを介してオフィスと変わりなく会議を行うことを可能にするのがWEB会議ツールです。

そのなかでも手軽に導入、開催できるWEB会議ツールを紹介しますね。

ストレスなくスムーズな会議が行えるZoom

zoom
zoom

ストレスなくスムーズな会議を行いたいならZoomがオススメです。

なぜなら、WEB会議に最も重要である接続状態が非常に安定しており、途切れたり止まってしまうこともなく、画像共有した際も文字や画像を問題なく判別できるからです。

さらにWEB会議をスムーズに運営できるように、

  • 資料の共有や議事録作成に役立つ画面共有機能
  • 会議内容を保存できる録画機能
  • テキストを共有できるチャット機能

といった基本的な機能が搭載されているので、コミュニケーションロスを防ぐことができますね。

加えて、参加者はログインなしで会議の主催者から知らされたURLをクリックするのみで会議に参加でき、円滑なWEB会議の開催を促してくれます。

これからWEB会議導入を検討するならWebex Meetings

Webex Meetings
Webex Meetings

これから徐々にWEB会議を導入していきたい場合はWebex Meetingsがオススメです。

Webex Meetingsは初期費用ゼロで使用分のみ請求の課金プランがあるので、利用時間や人数がまだ不確定な場合や少人数でのWEB会議を予定している場合に導入しやすいのが特徴です。

もちろんWEB会議に必要な基本的な機能は一通り揃っていて、

  • アプリケーションの共有
  • デスクトップの共有
  • ファイルの保存・転送
  • 画像ファイルの共有
  • 電話回線との接続
  • 録画機能
  • チャット機能

などが搭載されているので、導入してからすぐにWEB会議を行えるのも魅力ですね。

さらにサポート体制も

  • 24時間365日体制で電話・メールサポート
  • 遠隔操作サポート
  • 日本語、英語対応
  • 無料操作トレーニング

と非常に整っているので、今までWEB会議を行ったことがない職場でも安心して導入できます。

リモートワークにオススメのファイル共有・管理ツール

リモートワークでは必然的にファイルのやり取りが多くなりがちなので、ファイル共有・管理ツールを使用することでより快適に仕事を進められます。

この章では、リモートワークにオススメのファイル共有・管理ツールを紹介しますね。

様々な形式の情報を管理するならEvernote Business

Evernote Business
Evernote Business

様々な形式の情報をひとまとめにしても管理しやすいEvernoteがオススメです。

Evernote Businessは詳細な検索が可能で共有の場を整理しておかなくてもすぐに必要なファイルを見つけ出すことができ、一方で「スペース機能」でプロジェクトごとの場所も作ることが可能なので厳密な構造化をしなくても快適なファイル共有・管理が行えます。

さらに、一つのURLでファイル共有が可能で、企画書や議事録など何度も更新していくようなファイルも常に最新のものを得ることができるので、ファイルを共有・管理を効率的に行えますね。

シンプルな機能で選ぶならquip

Quip
Quip

シンプルな機能のみで十分ならquipがオススメです。

quipは

  • スプレッドシート
  • テキスト
  • スライド

の3種類をメンバー間で編集できるシンプルなファイル共有・管理ツールで、さらにチャット機能が搭載されているのも特徴です。

例えば、チャットで話し合いながら文書などを作成することもでき、リモートワークでリアルタイム編集をするのに役立ちますね。

リモートワークにオススメのタスク・プロジェクト管理ツール

同じ空間で働いていればお互いのすべきことを自然に把握することも可能ですが、リモートワークではそうはいきません。

メンバー全員がタスク・プロジェクトを把握、管理を円滑に行える管理ツールを紹介しますね。

手軽に管理したいならTrello

Trello
Trello

手軽にタスク・プロジェクト管理がしたいならTrelloがオススメです。

なぜなら、壁に付箋を貼るようなイメージそのままにタスク・プロジェクト管理が行えるからです。

具体的には、タスクをカードとして表示し、ボード上に作成したリストに追加、移動することでタスク・プロジェクトの管理ができるので直感的に状況を把握できますね。

もちろんボードもリストはいくつも作成できるので、個々のプロジェクトに合った形を工夫できます。

しかも、カードにそれぞれ

  • コメント
  • 期限
  • 添付ファイル
  • メンバー

など追加することができ、より詳細な情報を共有することもできるのも便利なポイントですね。

決まったフォーマットで管理するならJooto

jooto
jooto

決まったフォーマットでタスク・プロジェクトを管理したいならJootoがオススメです。

Jottoも、一般的なタスク・プロジェクト管理ツールと同じようにタスクとリストで構成されていますが、特徴的なのはプロジェクト作成するとデフォルトで

  • To do リスト
  • 進行中リスト
  • 完了リスト

が表示されるので、これに沿ってタスクを移動させていけばどのプロジェクトも誰が見ても進捗を把握できます。

基本の形が決まっているのでプロジェクトや関わったメンバーごとに形式が変わらず、プロジェクトを引き継いだメンバーやサポートに入ったメンバーにも状況がよく分かるのは便利ですね。

まとめ

今回取り上げたリモートワークにオススメのツールを見ただけでも、様々なツールでリモートワークの弱くなりがちな面をフォローできることがお分かりいただけたと思います。

それぞれの職場環境に合ったツールを導入すれば、リモートワークでもオフィスで仕事する環境と同じ、もしくはより効率的で働きやすい環境を作っていくことができますね。

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