申請書や企画書、資料などMicrosoftのWordファイル（ワード）作成作業の時間がとれない場合には、外注依頼がおすすめです。
もちろん費用はかかってくるのですが、結果として業務効率アップへとつながります。
より重要な業務に対して、優先的に時間を割けるからですね。
ワード作成の外注におすすめの外注依頼先や費用相場を理解したうえで、ワード作成の外注を活用しましょう。
ワード作成におすすめの外注先3選と特徴を紹介！
一般的に、ワード作成を外注依頼する際には、以下の3種類の依頼先の中から選ぶのをおすすめします。
それぞれの外注先の持つ特徴と依頼方法を確認して、自分たちに合った外注先を選定していきましょう。
その1：クラウドソーシング上で特定分野に詳しいワーカーへ依頼がおすすめ
クラウドソーシングで特定の分野に詳しいクラウドワーカーにワード文書作成を外注依頼するのは、おすすめの方法の1つです。
書類作成の事務スキルだけではなく「金融」や「特許関連」など、自分たちが求めているもの知識を得意とするワーカーも多数いるからですね。
知識があるワーカーへ依頼できると仕事のやり取りがスムーズに進み、理想的なワード文書に仕上がる可能性は高いです。
例えば、金融系で働いていた経験がある、専門資格を持っている、過去に同様の書類作成を多数行ってきた経験豊富など、様々なワーカーが取り揃っています。
また、クラウドソーシングなら予算に合わせるという点からも、利便性が高い外注依頼先だといえるでしょう。
まずは依頼文面の中で、仕事と予算を記載した内容をクラウドソーシング内にて提示、それに対して仕事に興味があるワーカーのみが応募する仕組みとなっているからです。
具体的な依頼方法としては以下の2つ。
クラウドソーシングサイト上で、「ワード作成」というキーワードでワーカーの検索をかけて、プロフィールや仕事の履歴を見て直接依頼する方法。
ひとりずつ探すのは手間ですが、ワーカーの実績を観ながらアプローチできる利点があります。
もうひとつは、プロジェクト形式で公募して、応募者から適任のワーカーを選ぶという形式。
様々なタイプの応募者の中から比較できるのが魅力ですね。
筆者としては、多数の応募者が見込めるためプロジェクト方式での依頼をおすすめします。
ワードファイル作成の仕事をこなせる人は多いためですね。
応募自体は無料、もし人が集まらなかったとしてもペナルティなど特に無いので、まずはお試しに募集してみてはいかがでしょうか。
その2：大量発注・短期間での確実納品を希望するなら資料作成の専門サービス業者に依頼がおすすめ
ワード作成の依頼時には、まずは専門業者に問い合わせをし、打ち合わせ・見積もりのうえで、作業にかかってもらい、必要なら修正を加え、納品という形が一般的です。
大量発注や短期間で確実にワード文書を必要とする場合には、専門業者への依頼がおすすめです。
専門業者にワード作成を依頼すれば、カレンダーの休日などにかからないかぎり、わずか数日で迅速に対応してもらえることもあります。
仕上がりの水準や確実性においても、専門業者の信頼感は高いでしょう。
ただし、専門業者のサービス内容やクオリティが自分たちの求めているものに合っているかの確認は必要です。
技術があっても、理想どおりのワードが仕上がってくるとは限らないからですね。
そのため、一度利用してみて実際に成果を見ることや、ネット上で事前に評判を確かめましょう。
その3：ワード作成以外の周辺業務も依頼するならビジネスサポート業者がおすすめ
オンラインアシスタント、オンライン秘書など、ビジネスサポート全般を請け負ってくれる業者もあります。
ワード作成以外の周辺業務もまとめて依頼するならビジネスサポート業者がおすすめです。
ワード以外のエクセルやパワーポイントの準備など、ビジネスサポート業者にまとめて任せられる可能性があるからですね。
ただし、短期のプロジェクトや数枚のワード作成の場合には適していません。
ワード作成のみに対しての固定単価ではなく、一定の期間に対して支払う定額制なためですね。
ワード作成をオンラインアシスタントなどのサービスで依頼するには、まず定額サービスの契約を結び、決められた実働時間の範囲でワード書類作成してもらう形が一般的です。
ワード作成を外注依頼時の費用相場はどれくらい？
ワード作成を外注依頼する際の費用相場は、ベタ打ちのA4文書1枚分を依頼する場合、2,000円～3,000円が相場です。
プレゼン資料やチラシ・カタログなど、たくさんの情報を盛り込む文書の作成は作業量が多いため、追加料金やオプション料金がかかってくる場合もあります。
また、ワード作成の作業量や納期の指定によって料金は異なり、修正ごとに追加料金のかかる場合が多いことも注意しましょう。
クラウドソーシングやスキルシェアサイトなどの個人のワーカーへ依頼する場合は、価格以外の部分の条件ももれなくチェックしましょう。
価格は低くてもスキルに幅があるためですね。
知っておきたい！ワード作成を外注依頼する際のコツ
ワード作成を外注依頼する際のコツについて解説していきます。
その1：書類作成の使用目的を決める
ワード作成の外注依頼時には、外注先に「作成したい書類の使用目的」を決めることが欠かせません。
作り手のイメージが明確になることで、目的とズレの無い書類を作成してもらえる確率が高くなるからですね。
例えば「イベントの案内書」や「提案書」「クレーム対応の文書」「採用説明会の資料」などといった文書の大まかなカテゴリーや条件だけではなく、さらに細かい点まで突き詰めて考えまましょう。
その他にも、デザインの美しさや情報の分かりやすさなど、重視したいポイントもあれば忘れないようメモしておきます。
その2：見積もりをもらった際や打ち合わせ時にお互いイメージをすり合わせる
あらかじめ見積もりや打ち合わせなどを行い、外注先とイメージをすり合わせておきましょう。
仕上がりの段階で思っていたものと違う書類が仕上がってきて、修正とそれに伴う追加費用の支払いリスクを防ぐためですね。
例えば、以下2つの場合でも目指すカタチは大きく異なります。
- ワード文書の書類としての見やすさや印象を優先して、簡潔なものを作ってほしい
- 情報はたくさんあるけれど、全てを1枚に書類に確実にまとめてほしい
また、納品の時期や支払い、修正費用についても契約時に明確にしておきましょう。
その3：材料を適切に用意する
ワード作成の外注依頼にあたって、書類作成時に必要な材料をもれなく用意することも大切です。
ワード作成に必要な情報がきちんと揃って外注先に渡されていないと、作業が滞ってしまったり、不完全な書類として仕上がってしまったりする可能性があるからですね。
例えば、複数枚にわたる手書き文書をワード文書として作り直したい場合には、外注先に材料を渡す前に、全ての枚数が揃っているかを確認する必要があります。
書類によって必要な材料は異なりますが、不足のない内容の材料を外注依頼先に確実に渡せるよう準備しておきましょう。
メリットを知ってワード作成を外注依頼するか検討しよう
ワード作成を外注依頼するメリットには、大きく分けて3つあります。
- 業務が効率化できる
- 仕上がりのクオリティが高い
- コストパフォーマンスが良い
その1：業務が効率化できること
業務の効率がアップすることは大きなメリットです。
日常的にワード文書作成をしているオフィスワーカーの方は多いと思いますが、多かれ少なかれ、作成にかけている時間を削減できるからですね。
例えば、毎日30分の作業だとしても、5日間で2時間半を費やしていることになります。
ワード作成の業務を外注することで、自分たちにしかできない代替不能な業務に集中できますよ。
空いた時間に企画を考えたり、打ち合わせをしたりなどですね。
その2：仕上がりクオリティの高さ
仕上がりクオリティの高さも、ワード作成を外注依頼するメリットの1つです。
ワード作成に長年注力してきたスキルの高いプロに作成してもらえるので、期待を超える仕上がりになるケースも多々あります。
腕の良いプロのワーカーや業者なら、見た目がよく内容の良いものを仕上げてくれる可能性は高いでしょう。
しかし、業者やワーカーごとに、仕上がりのクオリティの高さは大きく異なります。
あらかじめ外注依頼先の評判やレビュー、過去の仕事を確認でのクオリティをチェックすることも場合によっては必要でしょう。
また、大きな仕事を任せる前に小さな仕事をお試し依頼して、完成品を確かめてみる方法もおすすめです。
その3：コストパフォーマンスが良いこと
コストパフォーマンスが良いことも、ワード作成の外注依頼のメリットです。
ベタ打ちの文書なら、A4の書類1枚につき、わずか2,000円程度で外注できるからですね。
しかし、価格の低さばかりを重視して外注先を選んでしまうと、欲しい条件を兼ね備えたワード文書が作成できない場合もあるので注意しましょう。
丁寧な仕事をしないワーカーに当たってしまったり、依頼できる業務内容が限定されていたりする場合もあるからですね。
デメリットは外注できる書類の制限があること
ワード作成を外注依頼するデメリットには、外注できる書類の制限があることです。
社内や取引先との契約書類など、外部に見せられない内容の書類も多数あるためですね。
例えば、官公省に提出する書類や申請書には、書類の代行作成が違法になってしまうものがあります。
また、助成金の申請書などは、当事者以外が「代書」をしてはいけない決まりになっているので、そもそも外部へ依頼自体ができません。
まとめ
ワード作成の外注サービスは、個人にとっても企業にとっても、比較的安価に利用できる、身近で便利なサービスです。
業務の効率化と質の高いワード文書作成を実現するために、ぜひワード作成の外注依頼を活用して、事業やプロジェクトを成功させてくださいね。
