事務作業におすすめの外注先3選とそれぞれへの依頼方法

「事務スタッフがおらず、経営者や営業担当者が事務作業に時間をとられてしまい、生産性があがらない」とお困りの方も多いのではないでしょうか。

また「繁忙期だけ事務作業をサポートしてくれるスタッフがほしい」といった声も少なくありません。

上記のようなケースに事務作業の外注化はおすすめです。

結論から言いますと、以下のサービスを使うことで事務作業が外注できます。

  • リーズナブルに利用できるクラウドソーシング
  • 業務量が多くても対応できるオンラインアシスタント
  • オフライン業務も依頼できる事務代行会社

この記事では「事務作業におすすめの外注先」「外注費用の相場」「外注時のコツ」について解説します。

記事を最後まで読んでいただければ、「最適な外注先を選ぶコツ」「依頼時の注意点」がわかることでしょう。

事務作業におすすめの外注先3選とそれぞれへの依頼方法

事務作業におすすめの外注先には、以下の3つがあります。

  • クラウドソーシング
  • オンラインアシスタント
  • 事務代行会社

順に特徴や依頼方法を紹介します。

価格重視ならクラウドソーシング

価格重視なら、クラウドソーシングを使って外注しましょう。

サービスに登録している個人に事務作業を依頼すれば、事務代行やオンラインアシスタントの会社に依頼するより安く済む可能性が高いです。

クラウドソーシングでは作業料金に「管理費用」「広告費用」などが上乗せされないので、料金が安くなりやすいからです。

またクラウドソーシングならスポット利用しやすいのもメリットといえるでしょう。

都合に合わせて契約期間を決められるので、「決算の時期だけ頼みたい」「月末だけ助けてほしい」などフレキシブルに利用できます。

ピンポイントで依頼できれば、コスト削減にもなりますね。

土日や夜間に稼働できる人もいるので、「会社の営業時間がイレギュラーでも依頼しやすい」というメリットもあります。

なおクラウドソーシングでは気に入った外注先が見つかれば継続して発注もできますし、「仕事やコミュニケーションの質がイマイチだな」と感じれば、別の外注先に乗り換えてもOKです。

不満を持ちながら契約を続ける必要がないのもメリットだといえるでしょう。

一方個人に依頼するため、作業量が多すぎると対応できないのはデメリット。

また外注先である個人が体調不良などで作業できないときは、事務処理が滞ってしまう点にも注意が必要です。

そのためクラウドソーシングは「コストを抑えて必要な時期だけ外注したい」「依頼したい事務作業の量が少ない」といった場合におすすめします。

クラウドソーシングでの依頼は「プロジェクト方式」

クラウドソーシングで事務作業を依頼する場合、プロジェクト方式を使うのが一般的です。

「プロジェクト方式」を使う理由は以下のとおりです。

  • クライアントが予算を提示できる
  • 応募者の中から適任者を選べる

プロジェクト方式では、クライアントが公開したプロジェクト内容に応募してきたワーカーの中から、適任者を選んで外注します。

報酬は「時給制」にしてもいいですし、「納品物単位の報酬」にしてもOKです。

「納品物単位の報酬」とは、例えば「データ入力○件に対して○円」「資料作成○件に対して○円」といった料金設定です。

時給制は「アルバイト感覚で、継続的に業務を依頼する場合」、納品物単位の報酬は「スポット的な依頼で、依頼したい業務が限られている場合」に向いています。

プロジェクトの書き方や適正な報酬がわからない場合は、他社が出している事務代行のプロジェクトを参考にしてみてください。

クラウドソーシングを通じて個人に外注したい方は、登録者数100万人以上の『Craudia(クラウディア)』を使って、経験豊富なワーカーを探してみてはいかがでしょうか。

【公式】https://www.craudia.com/

依頼したい事務作業が多いならオンラインアシスタント

依頼したい事務作業の量が多いなら、オンラインアシスタントがおすすめです。

受託する業務内容や業務量に応じてオンライン上にアシスタントのチームを編成するため、事務作業が多くてもきっちり対応できるからですね。

一人が急に休んでも他のスタッフがカバーでき、業務の継続性も失われません。

また得意分野が違うスタッフを集めてチームを組めるので、業務内容が多岐にわたっても外注先はひとつですみます。

例えば「経理」「営業事務」「SNS運用」などをまとめて外注できるオンラインアシスタントもあります。

一方で業務量が少なくスポット利用したい場合にはニーズに合わないケースもあるので注意しましょう。

「月単位で稼働時間が決まっている」「最低契約期間がある」というオンラインアシスタントが多いためです。

オンラインアシスタントは「業務量が多く長期間継続して契約したい場合」に向いているサービスだといえるでしょう。

オンラインアシスタントへの依頼方法は「まず問い合わせ」

オンラインアシスタントへの外注依頼方法は、まず問い合わせから始まります。

まずサービスの運営会社に「依頼したい業務」「外注開始時期」などを連絡する必要があるからですね。

連絡した内容を元に、メールや電話で打ち合わせを行います。

先方が提示する「見積もり」「対応業務」「稼働時間」「緊急時の対応」などに納得したら、契約しましょう。

なお実際の業務開始前に「スタッフを交えたキックオフミーティング」「マニュアル作成や業務フローの設計」を行う会社もあります。

気になる会社があればまず連絡して、見積もりを取り寄せてみましょう。

オフライン業務を依頼するなら事務代行会社

オンラインアシスタントやクラウドソーシングの場合、「オンライン・在宅で完結する仕事」の外注が基本で、オフライン業務には対応してもらえないケースも多くなっています。

オフライン業務とは「スタッフがクライアントのオフィスや現場で行う仕事」のこと。

事務・アシスタントの分野でいうと「郵送物の発送」「銀行窓口での入出金や通帳記入」「オフィスの整理整頓」などがあたります。

このようなオフライン業務を外注依頼したいなら、事務代行会社がおすすめです。

オフライン業務に対応できる事務代行会社も多いからですね。

例えば「請求書やDMの郵送」「集金の代行」なども任せられます。

オフィス常駐型や訪問型のサービスなら、データ入力したい情報を社外に持ち出すわけにはいかない場合にも利用可能です。

ただしオフライン型の業務を依頼する場合、対応エリアが決まっているケースもあるので注意してください。

事務代行だけではなく「営業代行」「経営コンサルティング」などもまとめて依頼できる会社もあるので、幅広いサポートを求める場合も事務代行会社を選びましょう。

事務代行会社への依頼方法は「まず問い合わせ」

事務代行会社への依頼方法は、まず問い合わせです。

オンラインアシスタントと違って公式サイトなどで料金プランを公開している会社が少なく、問い合わせないと費用感がわからないからですね。

料金は「業務内容」「事業者の規模(業務量)」などにより異なります。

依頼したい業務の内容や量を記載して問い合わせたあと、打ち合わせや見積もりで費用やサービス内容を確認してください。

事務作業を外注依頼時の費用相場はどれくらい?

事務作業を外注依頼する際の費用相場を「クラウドソーシング」と「オンラインアシスタント」それぞれで紹介します。

クラウドソーシングで依頼するなら時給1,000~2,000円

クラウドソーシングで依頼する場合、時給1,000円~2,000円となります。

時給に幅があるのは、業務内容により単価が変わるからですね。

また外注先である個人と相談した上で単価が決定するので、人によってかなり単価が変わるのもクラウドソーシングの特徴です。

一般的に「データ入力」など単純作業に近いものは1,000円~、「経理」など知識・スキルが必要なものだと1,500円~を見込んでおくといいでしょう。

オンライン秘書・オンラインアシスタントのようなかたちで複数業務を依頼する場合は、時給2,000円~が相場となります。

時給制ではなくプロジェクト単位の報酬を設定する場合も、「どのくらい時間がかかりそうか」「時給換算だといくらになるか」と考慮することをおすすめします。

予想される稼働時間に対してあまりに安い報酬だと、応募者が集まらないからです。

仕事の質が心配な場合は、「はじめは低めの単価だが、仕事のクオリティに満足すれば報酬をアップする」といった使い方も可能です。

「業務内容」「稼働時間」「契約期間」によりディスカウントや追加料金が発生するケースもあるので、外注先と相談してお互いが納得できる単価を決めましょう。

オンラインアシスタントは月50,000~100,000円

オンラインアシスタントの費用相場は月50,000~100,000円となっています。

料金に幅があるのは、「稼働時間」「契約期間」によって料金が変動するからです。

オンラインアシスタントは月額料金制を採用しているのが一般的で、稼働時間により月額料金が変わります。

稼働時間が長くなるほど月額料金はアップしますが、時給換算した単価は下がっていきます。

また長期契約すると月額料金が安くなる会社も多いです。

参考として主なオンラインアシスタントの月額料金をまとめました。

オンラインアシスタントサービス
  • 月額料金の例
フジ子さん
  • 1ヶ月(稼働時間20時間):51,700円
  • 1ヶ月(稼働時間30時間):75,900円
  • 1ヶ月(稼働時間50時間):108,900円
CAETER BIZ
  • 1ヶ月(稼働時間30時間):132,000円※6ヶ月契約
  • 1ヶ月(稼働時間30時間):118,800円※12ヶ月契約
i-STAFF
  • 1ヶ月(稼働時間30時間):125,400円※3ヶ月契約
  • 1ヶ月(稼働時間30時間):102,300円※6ヶ月契約
  • 1ヶ月(稼働時間30時間):89,100円※12ヶ月契約

長期契約の予定ならディスカウント制度がある会社を選ぶといいでしょう。

なお事務代行会社の費用は業務内容によってかなり変動するため相場が出しにくく、問い合わせしないとわからないようになっています。

気になる事務代行会社にはまず費用感を問い合わせしてみましょう。

事務作業を外注依頼する際の4つのコツ

事務作業を外注する際におさえておきたい4つのコツを紹介します。

  1. 実績豊富な外注先を選ぶ
  2. 対応できる事務作業の範囲をチェックする
  3. 外注先のセキュリティ対策をチェックする
  4. サービスの柔軟性をチェックする

上記理由について順に説明します。

1.実績豊富な外注先を選ぶ

事務作業はスピーディーかつ正確に作業できる人に依頼しないと、無駄な作業時間と費用が発生します。

事務作業を外注するなら、実績豊富な外注先を選びましょう。

過去の経験の多さに比例して、作業効率がよくミスも少ないと考えられるからです。

例えば「ある仕事に精通しており2時間で正確に終わらせられる人」と、「経験が浅く4時間かかってミスばかりの人」なら、前者のほうが費用対効果は高いです。

なお「経理業務に特化している」「士業のサポートに慣れている」など、特定の業務や業界に強い外注先もあります。

任せたいと考えている業務や自社と同じ業種の経験が豊富な外注先なら、安心して依頼できるでしょう。

過去の実績を確認する際には、クラウドソーシング内の「プロフィール」や、オンラインアシスタント・事務代行会社の公式サイトでチェックしてみてください。

「依頼元の情報」「これまでの経験業務」を公開している外注先もあるので参考にしてみてはいかがでしょうか。

2.外注対応できる事務作業の範囲をチェックする

外注依頼事に対応できる事務作業の範囲もチェックしましょう。

外注先により、対応できる業務範囲が異なるからです。

例えば「経理業務が専門」というところもあれば、「経理も営業事務もSNS運用もできる」といった外注先もあります。

「長期的に依頼する予定」「将来的に外注したい業務が増えるかもしれない」という場合には、対応範囲が広い外注先を選ぶのがおすすめ。

外注したい業務が増えたときに、新しい外注先を探したり、新たに信頼関係を構築したりする手間がかからないからです。

とくに初めて事務作業を外注する場合は、今外注依頼したい業務はひとつだけだとしても、「将来的に増えるかもしれない」と考えて外注先を選びましょう。

3.外注先のセキュリティ対策をチェックする

外注先のセキュリティ対策もチェックしておきましょう。

事務作業の外注時には、社内情報を共有することになるからです。

「顧客リストをつくるために顧客の情報を渡す」「販促資料作成のために新商品の情報を渡す」などの場合は、関係者以外の第三者に流出しないよう対策する必要があります。

「オフィス内への私物持ち込み禁止」「パスワード管理」など、どのような情報漏えい対策を行っているのかを外注先にチェックしてください。

また外注先と秘密保持契約(NDA)を結ぶこともおすすめします。

4.サービスの柔軟性をチェックする

外注先が提供するサービスの柔軟性もチェックしておきましょう。

外注先によってサポート体制が異なるからです。

例えば個人に依頼する場合は、「土日や夜間にも対応可能」など柔軟な対応ができる人も多いです。

一方事務代行やオンラインアシスタントでは、土日対応はできないケースも多くなっています。

「土日祝日の対応」「緊急対応」の可能性があるなら、柔軟な対応ができる外注先を選んでください。

事務作業を外注依頼するメリット

事務作業を外注依頼する主なメリットは以下のとおりです。

  • コスト削減になる
  • 労働力の調整が簡単
  • 質の高い作業が期待できる
  • 社員がコア業務に集中できる

上記理由について順に紹介します。

コスト削減になる

事務作業を外注するとコスト削減につながりやすいです。

自社で事務スタッフを雇う際にかかる「通勤手当」「社会保険」「雇用保険」などが不要なので、固定費を削減できます。

また新人スタッフに業務を教える時間や労力も不要になりますね。

もちろん外注費用はかかりますが、自社で新たに人を雇うことと比較すると、コストを減らせるのではないでしょうか。

自社で人を雇ったり育てたりする余裕がない場合、外注はおすすめといえるでしょう。

スポット利用で労働力の調整が簡単にできる

外注すれば、簡単に労働力の調整ができます。

「決算時だけ依頼する」「プロジェクト単位で依頼する」といったスポット利用が可能だからですね。

「繁忙期だけサポートしてもらい、閑散期は契約しない」という使い方ができるので、月単位での固定費を削減できます。

「事務スタッフを雇うと、仕事のない期間ができてしまい、無駄が発生する」という場合に利用しやすいのではないでしょうか。

とくにクラウドソーシングならスポット依頼が簡単にできておすすめです。

オンラインアシスタントでも短期間だけ利用できるサービスがあります。

「繁忙期と閑散期の差が激しい」「特定の時期にしか発生しない事務作業を任せたい」という場合には、外注へのスポット依頼をしていきましょう。

質の高い作業が期待できる

事務作業を外注することで、質の高い作業が期待できます。

外注すれば、依頼したい業務の専門性をもったスタッフに作業してもらえるからです。

例えば「経理事務」「法務事務」「通訳・翻訳業務」など、知識やスキルが必要な事務作業についても外注できます。

業務経験や専門知識のない人がイチから勉強しながら仕事するよりも、経験豊富な人に任せたほうが、早く確実な仕事ができるはずですね。

「専門知識が必要な事務」をこなせる人材がいないなら、外注をおすすめします。

社員がコア業務に集中できる

事務作業を外注すると、社員がコア業務に集中できます。

「やったことのない仕事」や「単純な事務作業」に時間をとられないからですね。

社員が本来やるべきコア業務に集中できれば時間を有効活用でき、生産性のアップも期待できます。

例)

  • 営業スタッフが煩わしい請求書作成・送付から解放され、商談に専念できる
  • マーケティング担当が資料作成に時間をとられず、リサーチに時間をかけられる

コア業務に集中できることで「残業時間の減少」や「仕事のモチベーションアップ」などにもつながる可能性もあります。

社員が単純作業に時間をとられ、本来やるべき業務が後回しになっている状況なら、事務作業の外注を検討してみてはいかがでしょうか。

事務作業を外注依頼するデメリット

事務作業を外注依頼する場合のデメリットは以下のとおりです。

  • 社内にノウハウが蓄積されない
  • 臨機応変な対応ができない可能性もある
  • 事前に作業者の技量を把握しにくい

上記理由について順に説明します。

社内に事務作業のノウハウが蓄積されない

外注のデメリットは、社内に事務作業のノウハウが蓄積されないことです。

外注してしまうと、自社スタッフが自分の手を動かさないからですね。

例えば経理業務の外注をずっと続けていると、将来的に「自社内に経理部門を作りたい」と思ったときに、なんのノウハウもない状態から始めることになります。

将来的に内製化したい業務であれば、マニュアル作成・共有ができる外注先を選びましょう。

臨機応変な対応ができない可能性もある

事務作業を外注している場合、臨機応変な対応をしてもらえない可能性もあります。

外注先によっては「用意されているマニュアル以外のことはやらない」「土日は対応が難しい」といったケースもあるからです。

自社の社員なら緊急時には「残業」「休日出勤」をお願いできますが、外注だと対応してもらえない可能性もあると思っておきましょう。

また外注依頼に「打ち合わせ」「契約」などのステップがあり、作業開始まで日数がかかる可能性も。

そのため「すぐ作業を開始してほしい」という場合にも、ニーズに合わない可能性があります。

「土日に緊急対応が発生するかもしれない」「即対応をお願いしたい」という場合は、事前に対応の可否を聞いておきましょう。

事前に作業者のスキルを把握しにくい

外注の場合、事前に作業者のスキルを把握しにくいデメリットもあります。

秘密保持契約などの関係上、具体的な作業内容までは開示できないことが多いからです。

個人に依頼するのであれば、本人が開示しているプロフィールなどから判断するしかありません。

また事務代行やオンラインアシスタントなら、チーム編成を会社に任せるしかないので、誰が担当になるかもわからない状態です。

事前に作業者のスキルを知りたいなら、「お試しとして短期間の依頼をしてみる」または「無料トライアルがあるサービスを利用する」のがおすすめです。

まとめ

事務作業のおすすめ外注先と、外注依頼するときのコツについてお伝えしました。

「業務量が少ない」「スポット的に外注したい」のであれば、クラウドソーシングを通じて個人に依頼すると費用を安くできるのでおすすめです。

個人に依頼するので「土日対応」などフレキシブルな依頼ができるのも、クラウドソーシングのメリット。

ただ個人だと多くの業務には対応できず、体調不良などで業務が止まってしまう可能性もあります。

「業務量が多い」「業務の継続性を重視したい」のであれば、費用は高くなりますがオンラインアシスタントや事務代行会社を検討しましょう。

オンラインアシスタントは基本的にオンラインで完結する業務にのみ対応しますが、事務代行会社なら「常駐型」「訪問型」のサービスを提供しているところもあります。

「データを社外に持ち出せない」といった場合は事務代行会社が適しているでしょう。

なお外注先によって「得意ジャンル」が異なります。

とくにスキル・経験が必要な業務を外注するのであれば、経験豊富で安心できる外注先を選びましょう。

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