オンライン秘書とは？仕事内容・メリット・費用相場からサービス選びのポイントまで徹底解説

業務をサポートしてくれる秘書が欲しいけれど、いい人材が見つからないとお悩みではありませんか。秘書の不在で社員に負担が生じている、または業務に支障が出ているのであれば、オンライン秘書を検討することがおすすめです。スケジュール管理や事務作業、データ入力など、さまざまな業務をお任せできます。

この記事では、オンライン秘書とは何か、どのようなメリットが得られるのかをくわしく解説します。おすすめのオンライン秘書サービス12選も紹介するので、ぜひ導入を検討してみてください。

オンライン秘書とは？

オンライン秘書とは、インターネットを通じて企業の業務サポートを行う人です。スケジュール管理やメール対応、事務作業、データ入力など、サポート可能な業務は多岐にわたります。幅広い業務に対応してくれるので、企業の人手不足を補ってくれるでしょう。

オンライン秘書は、リモートワークの普及によって需要が大幅に増加しています。自宅からパソコンやスマホで業務をサポートしてくれるオンライン秘書は、現代の働き方にぴったりな存在だといえます。

オンライン秘書で対応できる業務内容

前述したように、オンライン秘書はさまざまな業務をサポートしてくれる存在です。ここでは、サポートしてくれる具体的な業務内容を紹介します。

標準的な秘書・事務業務

標準的な秘書業務に加え、事務作業も依頼することが可能です。秘書・事務作業の具体的な業務を見てみましょう。

標準的な秘書業務に加え、資料作成やメール・チャット対応などの事務員が担う業務もお任せできます。秘書だけでなく、事務員の不足にお悩みの方にもぴったりだといえるでしょう。

経理・財務関連業務

オンライン秘書は、経理・財務に関連する業務も担ってくれます。具体的な業務内容を見てみましょう。

企業にとって、お金に関する業務はとても重要です。ミスがあると会社の信用問題にもかかわるため、経理業務などを依頼する場合は実績を持つオンライン秘書に任せることがおすすめです。

人事・労務関連の業務

人事・労務に関連する業務も、オンライン秘書に任せられます。具体的な業務内容を見てみましょう。

人手不足を解消したくても、求人票の作成や応募者への対応、採用者の入社手続きにまで手が回らなければ解消できません。オンライン秘書に業務を依頼することで、自社の負担を抑えながら人材を募集できるでしょう。

総務関連の業務

通常の秘書業務に加え、総務の業務もお任せできます。具体的な業務内容を見てみましょう。

社員数の少ない中小企業のなかには、総務関連の業務を手分けして行っているところもあります。業務をオンライン秘書に任せれば、社員全員の負担を削減できるため、業務効率の向上も期待できます。

オンライン秘書サービスの料金相場

オンライン秘書サービスの料金相場は、月額制と従量制によって異なります。月額制は一定の月額料金を支払って契約した時間内で業務をお任せできるもの、従量制は依頼する業務内容や働く時間に応じて料金が変わるものです。オンラインサービス別の料金を見てみましょう。

方法	1カ月プランの金額	6カ月プランの金額	12カ月プランの金額
クラウディアアシスタント	82,500円（実働30時間）	71,500円（実働30時間）	67,500円（実働30時間）
HELP YOU	–	10万円（実働30時間） 15万円（実働45時間）	–
CASTER BIZ assistant	46,000円（実働10時間）	41,000円（実働10時間）	37,000円（実働10時間）

月額制の場合、月30時間で契約すると8～15万円が相場です。料金を比較する際に気を付けたいのが、契約プランにおける実働時間です。実働時間が少なければ月額料金も安くなりますが、お任せする業務量も調整しなければなりません。依頼する業務内容にあわせて、適切な実働時間を選びましょう。

従量制は月に応じて費用が変動することが多いため、事前に予算を決めておくことが大切です。予算の範囲内で、お任せする業務内容を決めましょう。

ここまでに紹介したように、オンライン秘書は通常の秘書業務に加えて人事や総務など、幅広い業務をお任せできます。専門性の高い業務を依頼する場合は費用も高くなる恐れがあると考えておきましょう。

オンライン秘書導入で得られる5つのメリット

オンライン秘書がどういったものかは理解したけれど、まだ導入に踏み切れないとお困りの方も多いでしょう。ここでは、オンライン秘書の導入によって得られる5つのメリットを紹介します。お悩みの方は、ここを参考にしてみてください。

幅広い業務の依頼が可能

オンライン秘書の最大のメリットは、幅広い業務を依頼できることです。通常の秘書業務や事務作業に加え、人事・経理・総務などに関連する業務をお任せできます。特に、専門性の高さやスキルが求められる経理業務を依頼できる点は大きな魅力だといえるでしょう。

オンライン秘書サービスによって、専門性を備えた人材がいるか、どのような業務を依頼できるかが異なります。依頼したい内容に応じてサービスを選ぶことがおすすめです。

コア業務への集中による生産性・売上向上

日常業務をオンライン秘書に依頼することで、社員の生産性向上効果が期待できます。秘書がいない企業は、社員が問い合わせ対応やスケジュール調整などを行わなければなりません。細々とした日常的な業務をオンライン秘書が担えば、社員は自身が受け持つ業務に集中できます。

オンライン秘書の導入は、特に小規模の企業に大きなメリットをもたらします。日常業務をオンライン秘書が担うことで、社員は重要な業務にリソースを割けるため、導入におけるいい効果を実感できるでしょう。

採用コスト・人件費の最適化

オンライン秘書を導入すると、人材紹介料や求人広告費、面接に要する工数など採用活動に伴う直接費用を大幅に削減できます。必要なタイミングで専門スキルを持つ人材に業務を委託できるため、採用失敗による再募集費用も抑えられます。

加えて業務委託契約では社会保険料や福利厚生費、賞与・交通費といった固定支出が発生せず、稼働時間に応じた課金で人件費を可変費化できます。研修の時間・費用、オフィス席や備品コストも最小化できるため、総人件費以外の関連支出まで一括で圧縮が可能です。管理部門の事務負担も軽くなり、組織全体のコスト構造をスリムに保てる点も魅力の1つです。

教育の手間が省け、退職・欠員の心配も軽減

オンライン秘書には秘書としての実績を持つ人が採用されるため、一から教育する手間がない点も大きなメリットです。未経験の人材を採用すると、秘書業務に慣れるまである程度の時間を要します。その点、オンライン秘書はスキルや経験を備えた人材が抜擢されるので、すぐに即戦力を確保することが可能です。

そのほかにも、社員の突然の退職や育児・介護などを理由とした長期休暇に対応できる点もオンライン秘書ならではの魅力です。退職・欠員が出た場所にオンライン秘書を導入すれば、業務が滞ることはありません。

煩雑な雑務からの解放と業務フローの整理促進

外部に日常業務を依頼することで、自社の業務フローを見直せる点もメリットのひとつです。社内で日常的に行っている業務はルーティンになっているため、不要な作業があっても気づきにくいものです。

オンライン秘書に業務を依頼する際、フローの手順を可視化することで改善点を見つけられます。不要な作業の削除、業務を簡略化するツールの導入など、変えられる点を改善していきましょう。

前述したように、オンライン秘書の契約プランは実働時間が定められています。業務フローを簡略化することでさまざまな業務をお任せできるので、依頼までにフローを可視化し、無駄を省いておきましょう。

オンライン秘書導入におけるデメリットと注意点

オンライン秘書を導入することでコスト削減や人材不足解消などのメリットを得られます。その一方で、気を付けておきたいポイントもあるので、ここで解説しましょう。

対面対応などのオフライン業務の制限

オンライン秘書はインターネットを通じて行える業務のみを担うため、オフライン業務は対応できません。オフライン業務として、以下が挙げられます。

上記の業務は社内で行う必要があるため、オンライン秘書には依頼できません。オンライン秘書に依頼する前に、任せたい業務を明確にしておきましょう。インターネットを通じて行えるオンライン業務と対面で行うオフライン業務を分けておけば、自社で引き続き対応する必要がある業務を把握できます。

オンラインによるコミュニケーションのリスク

オンラインでのコミュニケーションがメインになるため、認識のずれが生じやすい点に注意が必要です。オンライン秘書との連絡は、メール・チャット・電話・ビデオ通話などで行います。対面で会話することがないので、些細なニュアンスの違いで認識のずれが生じ、業務に支障が出るかもしれません。

オンラインの特性をしっかりと理解し、日頃からこまめにコミュニケーションをとるよう心がけましょう。双方が疑問を持って業務を行うことがないよう、相談しやすい環境を作ることも大切です。

ノウハウが社内に蓄積しにくい

日常的な業務をオンライン秘書にお任せすることで、業務ノウハウが社内に蓄積しにくくなります。日頃から行っている業務に関しては、作業フローや簡略化できるポイント、注意点などのノウハウを社内で共有できます。しかし、オンライン秘書が担うと社内にノウハウが蓄積されないので、企業にとってマイナスとなるかもしれません。

日常的な業務を社員が把握できない点もデメリットのひとつです。オンライン秘書の解約によって日常業務を社内で行うことになっても、業務を把握していなければ対応できません。日常的な業務は作業フローをまとめておき、いつでも社員に共有できるようにしておきましょう。

情報セキュリティリスクと対策の問題

業務を外部に委託することになるので、情報漏洩などのリスクに注意が必要です。オンライン秘書とのやり取りは、インターネットを介して行います。社外秘の情報や社員の個人情報などの重要なデータが漏洩する可能性もあるので、高度なセキュリティ対策を実施することが大切です。

オンライン秘書による情報漏洩を防ぐためにも、契約時に守秘義務契約を締結する・使用ツールのアクセス制限を行うなどの対策も実施しましょう。

おすすめのオンライン秘書サービス12選

オンライン秘書を導入したいけれど、どこのサービスがいいかわからないとお悩みの方も多いでしょう。ここでは、おすすめのオンライン秘書サービス12選を紹介します。

クラウディアアシスタント

クラウディアのオンラインアシスタントは、即戦力となる優秀な人材をマッチングしてくれるサービスです。サービスの特徴を見てみましょう。

秘書業務や事務作業に加え、サイトの運用業務もお任せできる点は大きなメリットだといえます。自社サイトの商品登録や更新、メール対応まで行ってくれるので、サイトで商品販売を行っている企業にもおすすめです。

＼即戦力のオンライン人材をご提案／【クラウディアアシスタント】に相談する

HELP YOU

HELP YOUは、経験豊富なオンラインアシスタントを紹介してくれるサービスです。サービスの特徴を見てみましょう。

特化した分野が異なる人材を組み合わせたチームで業務に対応してくれるので、さまざまな仕事をお任せできます。チームではなく、1人の専任アシスタントについてもらうことも可能なので、依頼する業務内容に応じて選びましょう。

CASTER BIZ assistant

CASTER BIZ assistantは、累計5000社以上の実績を持つオンラインアシスタントサービスです。サービスの特徴を見てみましょう。

最短3営業日で利用を開始できるので、早めにオンライン秘書を導入したい方におすすめです。依頼する業務内容に対応できる優秀な人材をマッチングしてくれるので、人材不足を早急に解消できるでしょう。

オンラインアシスタント「フジ子さん」

フジ子さんは、官公庁からも利用されているオンラインアシスタントサービスです。サービスの特徴を見てみましょう。

依頼内容に応じてチームで対応してくれるため、1人の専任アシスタントに頼りきりになることはありません。万が一チームに欠員が出ても、ほかのスタッフが業務に対応してくれるため、安心して依頼できます。

クラウドワークスエージェント（旧ビズアシ）

クラウドワークスエージェントは、多くのフリーランスが登録しているサービスです。サービスの特徴を見てみましょう。

670万人以上のフリーランスから、最適な人材をマッチングしてくれます。それぞれで特化した分野が異なるので、秘書業務や事務作業のほか、エンジニア、デザイナーへの依頼も可能です。相談料無料なので、気になる方は問い合わせしてみましょう。

i-STAFF

i-STAFFは、契約継続率96％以上を誇るオンラインアシスタントサービスです。サービスの特徴を見てみましょう。

オンライン業務に加え、オフライン業務に対応してくれる点は大きな魅力です。情報漏洩を防ぐために本社に勤務するスタッフが対応するため、セキュリティ面も安心です。業務クオリティに満足できない場合は返金してもらえるので、初めての方も利用しやすいでしょう。

BackOfficeForce

BackOfficeForceは、3～5年の実務経験を持つスタッフがチームを組んで業務に対応してくれるサービスです。サービスの特徴を見てみましょう。

経理分野に特化した人材がそろうサービスなので、経理部がなくて困っている方に特におすすめです。マッチングするのは経理・会計・労務に関する有資格者のみなので、安心して業務をお任せできます。

タスカル

タスカルは、コスパに優れたオンラインアシスタントサービスです。サービスの特徴を見てみましょう。

月10時間稼働の年間プランを選べば、月額27,500円とコスパに優れています。稼働時間は10時間単位から選べるので、業務内容にあわせて時間を調整しましょう。秘書や事務、経理のほかに求人募集や採用手続きまでも代行してくれるため、さまざまな業務を依頼できます。

メリービズ

メリービズは、経理に特化したオンラインアシスタントサービスです。サービスの特徴を見てみましょう。

サービスには簿記2級以上を取得する人や実務経験豊富な人が在籍しているので、経理や会計に関する業務をまとめてお任せできます。業務に対応するチームに欠員が出ても、ほかのスタッフが対応する万全のサポート体制を敷いているため、長期的に依頼できるでしょう。

Remobaアシスタント

Remobaアシスタントは、契約継続率・顧客満足度のどちらも高い評価を得ているオンラインアシスタントサービスです。サービスの特徴を見てみましょう。

業務を担うのはリモートアシスタント教育を受けたスタッフなので、オンライン業務をスムーズに進めてくれます。6・12カ月契約プランのほかに、コンサルティングを受けられるオプションを用意していることもポイントです。業務効率に特化したコンサルタントによるアドバイスを受けられます。

Fammアシスタントオンライン

Fammアシスタントオンラインは、多彩な経歴を持つアシスタントが在籍するサービスです。サービスの特徴を見てみましょう。

秘書・事務・人事のほか、SNS運用やECショップの運営作業もお任せできます。業務に最適な人材をマッチングしてくれるので、安心して依頼できる点も魅力です。月10時間のお試しプランも用意しているため、初めて利用する方はお試しから始めてみましょう。

nene（ネネ）

neneは、専門教育を受けた人材をマッチングしてくれるサービスです。サービスの特徴を見てみましょう。

秘書業務に関する専門的な教育を受けた人材をマッチングしてくれるので、即戦力を確保できます。法人はもちろん、個人事業主の業務にも対応するため、まずはチャットから相談してみましょう。相談料は無料です。

オンライン秘書を最大限に活用するための実践ヒント

オンライン秘書に業務をお任せするだけでは、サービスならではのメリットを最大限に得られません。ここでは、オンライン秘書を最大限に活用するためのポイントを紹介します。

明確な指示と具体的なマニュアルの作成

オンライン秘書を利用する際は、明確な指示を出すこと・具体的な業務フローがわかるマニュアルを作成することが大切です。どのような業務指示を出すかによって、成果物の質が左右されます。あいまいな指示だと低品質の成果物を納品される恐れがあるため、依頼によるメリットを得られません。

サービスに依頼する前に、具体的な業務フローを確認できるマニュアルを作成しましょう。依頼時にはマニュアルを渡したうえで、明確な指示や要望を伝えることがおすすめです。やるべきことが明確であれば、オンライン秘書のパフォーマンスを最大限に引き出せます。

定期的な進捗確認とフィードバックの徹底

オンライン秘書に依頼した後は、定期的な進捗確認とフィードバックを徹底することも大切です。長期にわたって仕事を依頼するときは、定期的に打ち合わせを行いましょう。打ち合わせの際に進捗確認を行い、内容にミスがないか、要望とは違う形で業務を進めていないかをチェックしてください。

進捗確認をした後は、フィードバックを行うことがおすすめです。フィードバックで重要なのが、悪い点だけでなく、良い点も伝えることです。良い点を伝えることでオンライン秘書と信頼関係を築けるため、コミュニケーションも取りやすくなります。

長期的な視点でのパートナーシップ構築

オンライン秘書に依頼する際は、長期的な視点でのパートナーシップを構築することが大切です。依頼期間が長くなるほど、オンライン秘書は自社側の要望や指示を明確に理解してくれます。業務指示の簡略化、業務効率化のための提案などもしやすくなるため、こまめに連絡を取り合うことがおすすめです。

短期間の契約だと、オンライン秘書との信頼関係は深められません。長期契約で信頼関係を深めることが、オンライン秘書を最大限に活用するカギになると考えておきましょう。

オンライン秘書を上手く活用して効率化

オンライン秘書は、場所や時間の制約を超えて秘書・事務・経理などを丸ごと任せられる頼もしい味方です。人件費を抑えながら業務品質を高め、コア業務に集中できるため、成長フェーズの企業ほど導入効果は大きいでしょう。無料トライアルや相談窓口が充実したサービスも多数あります。比較表を参考に、最適な１社へ問い合わせてみてください。導入前に委託したい業務リストを整理し、試験的に小規模プロジェクトから委託すると効果を実感しやすく、社内周知もスムーズです。